サニースタッフブログ
業務改善の秘訣！営業ツール活用で実現する働き方改革
2024-06-26
こんにちは、経営企画室のWです。
コロナ禍をきっかけに、弊社では以前にも増して積極的にDX推進を行っています。その中でも営業部門は特に多くのツールを導入し、コロナ禍以前よりも活発的に営業活動を行なっています。
今回お話を伺ったのは、20数年にわたり東京営業所で所長を務めるSさん。前職はエンジニアとして活動していたというSさんは、営業活動だけでなく、VBAを活用してさまざまな業務改善ツールを個人で製作してきました。営業マンとエンジニアの両側面から、現在弊社で導入している営業ツールについての使用状況や活用方法について語っていただきました。
コロナ禍をきっかけに、弊社では以前にも増して積極的にDX推進を行っています。その中でも営業部門は特に多くのツールを導入し、コロナ禍以前よりも活発的に営業活動を行なっています。
今回お話を伺ったのは、20数年にわたり東京営業所で所長を務めるSさん。前職はエンジニアとして活動していたというSさんは、営業活動だけでなく、VBAを活用してさまざまな業務改善ツールを個人で製作してきました。営業マンとエンジニアの両側面から、現在弊社で導入している営業ツールについての使用状況や活用方法について語っていただきました。
営業ツールの導入状況について
―― 現在営業部では、どのようなツールを導入していますか？
Sさん：
営業部では主に、HubSpot、Kintone、Zoomなどを使用して、日々の営業活動の効率化を図っています。また事務作業ではExcelやPowerPointといったOffice製品を使用していますね。あと最近、円滑な情報共有のためにNotionを導入したところです。
―― HubSpotやNotionなど最新のツールも導入されているのですね。特にHubSpotなどは機能が多く、使いこなすのが難しい印象ですが、使用状況はどうでしょうか。
Sさん：
正直私も使いこなしている…とまではいきませんね(笑)。おっしゃる通り、HubSpotは特に機能が豊富で、階層の深いところに目的の機能があることが多いので、なかなか使いこなすというのは難しいですね。用語もマーケティング用語が多いので、営業マンはなかなかとっつきにくいと感じるのではないかと思います。
機能としては、営業マンと顧客のメールのやり取りが分かりやすくまとめられていたり、案件ごとに情報が簡潔に整理されていたり、非常に優れている・・と日々使っていて感じていますよ。正直、全ての機能を使いこなす必要はないと思っていて、まずは用語を覚えて自分なりに使ってみることから始めていくことが大切だと思っています。導入して終わりではなく、皆が使えるように講習会などのような教育の場を設けると、より浸透していくのかもしれませんね。
Sさん：
営業部では主に、HubSpot、Kintone、Zoomなどを使用して、日々の営業活動の効率化を図っています。また事務作業ではExcelやPowerPointといったOffice製品を使用していますね。あと最近、円滑な情報共有のためにNotionを導入したところです。
―― HubSpotやNotionなど最新のツールも導入されているのですね。特にHubSpotなどは機能が多く、使いこなすのが難しい印象ですが、使用状況はどうでしょうか。
Sさん：
正直私も使いこなしている…とまではいきませんね(笑)。おっしゃる通り、HubSpotは特に機能が豊富で、階層の深いところに目的の機能があることが多いので、なかなか使いこなすというのは難しいですね。用語もマーケティング用語が多いので、営業マンはなかなかとっつきにくいと感じるのではないかと思います。
機能としては、営業マンと顧客のメールのやり取りが分かりやすくまとめられていたり、案件ごとに情報が簡潔に整理されていたり、非常に優れている・・と日々使っていて感じていますよ。正直、全ての機能を使いこなす必要はないと思っていて、まずは用語を覚えて自分なりに使ってみることから始めていくことが大切だと思っています。導入して終わりではなく、皆が使えるように講習会などのような教育の場を設けると、より浸透していくのかもしれませんね。
魅力的なツール間連携
―― 現在弊社内では、これまで各ローカル上にあったExcelファイルやツールなどをクラウド化するために、Kintoneのアプリ化をする動きが活発になってきていますが、営業ツールもまたクラウド化が進んでいるのでしょうか。
Sさん：
営業部でも部長をはじめ、より早く効率的に仕事が行えるようにKintoneアプリの作成を行なっています。私もVBAを用いて社内で使用するツールを作成してきましたが、Kintoneで置き換えることが出来ない機能も多く、クラウド化が進んでいないところもあります。GAS(Google App Script)を用いて、移管できる部分もあるかと思いますが、実現できる機能に制約があるので、できるものから少しずつクラウド化して、どこにいても便利なツールが使えるようにしていきたいですね。また最近導入したNotionは、これまで各々がローカル上で管理していた文書情報のクラウド化に最適なツールでした。情報をチームで共有し、リアルタイムで最新の情報を閲覧・加工できます。
クラウドツールは、別のツール同士の連携もできるのは魅力的だと思います。Googleカレンダーや他のツールを使って、社外の方とスケジュールを共有することも以前に比べ非常に早く簡単にできるようになりました。
Sさん：
営業部でも部長をはじめ、より早く効率的に仕事が行えるようにKintoneアプリの作成を行なっています。私もVBAを用いて社内で使用するツールを作成してきましたが、Kintoneで置き換えることが出来ない機能も多く、クラウド化が進んでいないところもあります。GAS(Google App Script)を用いて、移管できる部分もあるかと思いますが、実現できる機能に制約があるので、できるものから少しずつクラウド化して、どこにいても便利なツールが使えるようにしていきたいですね。また最近導入したNotionは、これまで各々がローカル上で管理していた文書情報のクラウド化に最適なツールでした。情報をチームで共有し、リアルタイムで最新の情報を閲覧・加工できます。
クラウドツールは、別のツール同士の連携もできるのは魅力的だと思います。Googleカレンダーや他のツールを使って、社外の方とスケジュールを共有することも以前に比べ非常に早く簡単にできるようになりました。
Sさん開発の社内ツール
改めて感じるコミュニケーションツールの恩恵
―― 本社都城と東京、物理的な距離はありますが、その距離を感じさせないようにとLINEWORKSやZoom等のコミュニケーションツールを弊社では導入していますが、恩恵は受けているでしょうか。
Sさん：
そうですね。コミュニケーションツールの恩恵は大きく受けています。物理的な距離というのは全く感じていません。オンライン会議を使って、音声だけでなく顔を見て話すことができるため、雰囲気もつかみやすいですし、距離が離れていてもスムーズに連携が取れていると思います。
しかし、オンラインとオフラインの打ち合わせの割合が半分程度になってきた今、ついその場で全員にいたような気になってしまい、オフラインメンバーへの情報共有が漏れてしまうことがあります。そのため、情報を発信する側は特に「オンラインでつながっているメンバーを含めて、全員に情報が共有できているか？」という点に注意を払う必要があると感じています。
Sさん：
そうですね。コミュニケーションツールの恩恵は大きく受けています。物理的な距離というのは全く感じていません。オンライン会議を使って、音声だけでなく顔を見て話すことができるため、雰囲気もつかみやすいですし、距離が離れていてもスムーズに連携が取れていると思います。
しかし、オンラインとオフラインの打ち合わせの割合が半分程度になってきた今、ついその場で全員にいたような気になってしまい、オフラインメンバーへの情報共有が漏れてしまうことがあります。そのため、情報を発信する側は特に「オンラインでつながっているメンバーを含めて、全員に情報が共有できているか？」という点に注意を払う必要があると感じています。
よりオフラインに近いスムーズなコミュニケーションを。
―― 最後に、営業ツールで興味を持っているもの。または将来的に取り入れてみたいというものがあれば教えてください。
Sさん：
例えば、ZoomのようなWeb会議機能とLINEのような簡便なチャット機能が融合したようなツールも導入すると面白いのではないかと思っています。オンラインでのコミュニケーションツールの発展により、どれだけ距離が離れていてもすぐにコミュニケーションが取れるようになってきました。しかしそれでも、オフラインのように気軽に話しかけて、会話できるオフラインでのコミュニケーションには敵いません。なので、今よりも気軽につながって人と会話できるようになれば、営業部内だけでなくお客様とのコミュニケーションもよりスムーズになるのではないでしょうか。
営業部は、お客様と接する機会が多く、取り扱う情報も非常に多い部署です。ITに限らず便利なツールは積極的に取り入れて、より効率的に仕事をさばいていきたいですね。
Sさん：
例えば、ZoomのようなWeb会議機能とLINEのような簡便なチャット機能が融合したようなツールも導入すると面白いのではないかと思っています。オンラインでのコミュニケーションツールの発展により、どれだけ距離が離れていてもすぐにコミュニケーションが取れるようになってきました。しかしそれでも、オフラインのように気軽に話しかけて、会話できるオフラインでのコミュニケーションには敵いません。なので、今よりも気軽につながって人と会話できるようになれば、営業部内だけでなくお客様とのコミュニケーションもよりスムーズになるのではないでしょうか。
営業部は、お客様と接する機会が多く、取り扱う情報も非常に多い部署です。ITに限らず便利なツールは積極的に取り入れて、より効率的に仕事をさばいていきたいですね。
