チームでの活動をスムーズに進める報連相のコツ・実践方法

こんにちは、生産管理課のKです。今回は、私が日々の業務で心がけている「報連相」についてお話しいたします。報連相は仕事を円滑に進めるための基本ですが、それ以上にチームの信頼や成長に直結する、重要なコミュニケーション手段だと感じています。

私が報連相を強く意識するようになったのは、入社して間もない頃のことです。この職場ではチームでの仕事が多く、報連相が円滑なコミュニケーションの基盤になっているとすぐに気づきました。10年ほど前に行われた会社の取り組みの中で「各個人が目標を設定し、名札に記載する」という取り組みがあり、私はその際に「報連相の徹底」を目標に掲げました。それ以来、報連相は仕事だけでなく、人とのかかわり方全体に大きな影響を与える重要な要素だと考えています。

業務におけるポジションや役割が変われば、報連相の内容や求められるレベルも変わってきます。そのため、私は常に「今のポジションや役割で最適な報連相とは何か？」を考えながら日々の業務に取り組んでいます。

報連相を効果的に行なうためには、いくつかの工夫が必要です。特に、上司に「報連相する」場合と、部下から「報連相を受ける」場合で、それぞれ異なるアプローチを取っています。まず、上司に報連相する場合は、中身の質やタイミング、そして事前準備の徹底することが重要です。報連相する内容が自己判断できるものかどうか確認し、相手のスケジュールや状況を考慮して適切なタイミングを選ぶことに気を配っています。また、エビデンスを事前に用意し、相手が疑問に思いそうな点に先回りすることも忘れません。

一方、部下から報連相を受ける際は、ただ内容を聞くだけでなく、育成の機会と捉えるようにしています。部下が成長できるよう、適切なフィードバックを行ない、次のステップに繋げられるよう努めています。報連相を通じて、部下が自分の役割を理解し、より良い成果を出せるようになることが理想です。報連相の内容から、チーム全体を俯瞰して状況を把握し、適切な人材の適切な配置が出来るようになることが今の私の目標です。

現在はLINEWORKSのグループチャット機能や、Kintoneのコメント機能など、すぐにコミュニケーションが取れる環境が揃っているので、以前よりも早く、簡単に報連相が出来るようになりました。こうした便利なツールを最大限活用して、チーム全体のコミュニケーションをより潤滑に進められるようにしたいです。

「報連相の頻度と質のバランスはどう取るべきか？」という問いに対する答えは、状況によって異なります。私の現在の立場で言うと、量（頻度）よりも質を重視しています。課長、部長などの忙しい上司に報連相を行なう際には、内容が簡潔かつ的確であることが重要です。

報連相を行なうタイミングも慎重に考え、相手に負担をかけないよう心がけています。相手の立場を理解し、自分がどう見られているかを意識しながら、報連相の頻度と質を調整することが大切だと感じています。

報連相を徹底することで、チーム全体に良い影響を与えることが出来ると感じています。特に、情報の共有不足によるトラブルを未然に防ぐことが出来るのは大きなメリットです。以前、報連相が不十分だったためにヒヤリとした経験がありました。それ以降、たとえ小さなことでも報告することが、チーム全体の為になると学びました。

「このくらいは報告しなくても大丈夫」という勝手な自己判断は禁物です。重要な情報かどうか判断が付かなくても、疑問に感じたことがあればすぐに報連相する。この意識をもつことが、チームで働くうえでの大切なポイントだと考えています。

私が目指しているのは、報連相を受け取る側としての対応力をさらに向上させることです。報連相は「受ける側」の責任も大きいと感じており、部下からの報告を適切に受け取り、次のアクションに繋げる事が重要です。また、報連相に関する技術や考え方の継承や人材の適切な配置といった教育面でも、報連相を活用して、部下の成長を支えていきたいと思っています。

毎日グループチャットで進捗の報告等を行なっていますが、今後は週に一度の定期的なミーティングを設け、プロジェクトの進捗や課員の状況確認を行なうなど、さらなる改善を図っていく予定です。チームの力を最大限に引き出せるよう、試行錯誤しながら努めていきます。